Tagi w mailach: oszczędź czas i zwiększ wydajność

Tagi, inaczej etykiety, to słowa kluczowe, które kategoryzują treści w grupy o podobnej tematyce. Tak skategoryzowane wiadomości łatwiej wyszukać, analizować, łatwiej też nimi zarządzać.

W systemach CRM tagi głównie kojarzymy z segmentacją klientów. Natomiast istnieją też tagi do maili, które robią naprawdę dobrą robotę przy obsłudze firmowej poczty.

W dzisiejszym artykule chcemy Ci pokazać czym są tagi w mailach, po co z nich korzystać i jak dzięki nim zmniejszysz liczby zapytań napływających do działu obsługi.

Dowiesz się:

1. Po co tagujemy maile?
2. Jak wygląda dodawanie tagów do maili w Sugesterze
3. Jak zmniejszysz liczbę zapytań od klientów dzięki tagom w mailach

Po co tagujemy maile?

Tagów w mailach używamy głównie do organizacji i kategoryzacji wiadomości. Dodając odpowiednie tagi do maili, możesz łatwiej wyszukiwać, filtrować i sortować swoją skrzynkę odbiorczą. 

Tagi mogą też pomagać w identyfikowaniu ważnych wiadomości oraz określaniu głównych tematów maili.

Dodatkowo, tagi mogą być wykorzystywane do automatyzacji procesów, na przykład do przypisywania maili do określonych kategorii lub do generowania raportów na podstawie określonych tagów. Dzięki temu zarządzanie firmową korespondencją staje się dużo bardziej efektywne.

6 głównych korzyści z tagowania maili

Zastanawiasz się czy tagi są Ci potrzebne? To powinno Cię przekonać:

• Łatwiej kategoryzujesz maile - możesz dodać tag np. Vip, ważny klient lub każdy inny, który usprawni potem wyszukiwanie wszystkich podobnych wiadomości
• Szybciej wyszukujesz i sortujesz maile - wyszukując wiadomości po tagu zawężasz grupę wyników i przeglądasz tylko te dane, które są Ci potrzebne. Nie musisz się przebijać przez stertę korespondencji
• Oszczędzasz czas - skracasz czas przy wyszukiwaniu, ale też odpisywaniu na maila. Często w innych, rozwiązanych już mailach, które zostały oznaczone tagiem, znajdziesz gotowe rozwiązanie. Czasem wystarczy po prostu przekleić treść
• Zmniejszasz liczbę zapytań od klientów - widząc z jakimi tematami klienci piszą najczęściej możesz wyjść im naprzeciw i stworzyć kilka wpisów na swoim blogu/w bazie wiedzy, które będą przekierowywały ruch na stronę zamiast do działu obsługi
• Zwiększasz efektywność zespołu - lepiej oznaczone maile, to szybciej znalezione konkretne zagadnienia, szybsza odpowiedź do klienta, a co za tym idzie więcej rozwiązanych spraw. Dodatkowo jeśli zdecydujesz się na budowanie bazy wiedzy na podstawie tematów poruszanych w wiadomościach, z czasem powtarzających się pytań będzie coraz mniej, a Twój zespół będzie mógł zaoszczędzony czas przeznaczyć na rozwiązywanie nowych przypadków
• Personalizujesz działania marketingowe - wystarczy przeanalizować główne tagi pojawiające się w mailach i ich częstotliwość by zaplanować spersonalizowaną kampanię mailingową do odpowiedniej grupy odbiorczej

Tagowanie maili w Sugesterze

Jeśli już wiesz jak bardzo tagowanie maili może się przydać w obsłudze firmowej korespondencji, zobacz jak to wygląda w Sugesterze.

Dodawanie i zarządzanie tagami do maili

Tagi możesz dodać w Sugesterze na 2 sposoby:

1. Z poziomu listy maili, zaznaczając checkbox przy wiadomości i klikając w belce przycisk Dodaj tag. Ten sposób polecamy jeśli chcesz od razu otagować kilka lub kilkanaście maili
2. W widoku otwartego maila (przycisk “+” -> Tagi)

Tagi możesz dodawać ze spacją, tworzyć je ręcznie lub dodawać z listy wcześniejszych tagów.  Po dodaniu tagu zobaczysz go przy tytule maila, jako zielona etykieta.

Listę wszystkich swoich tagów znajdziesz w ustawieniach konta (ustawienia -> ustawienia konta -> automatyzacje -> tagi). Tutaj możesz sprawdzić:

• ile maili jest z danym tagiem (możesz je też sortować malejąco-rosnąco, klikając na nagłówek Ilość postów) 
• usunąć tag z listy
• zmienić nazwę tagu.

Wyszukiwanie otagowanych maili

Mail z konkretnym tagiem wyszukasz w Sugesterze za pomocą wyszukiwania zaawansowanego. Wystarczy, że w polu Tagi wybierzesz z listy, z jakiej tematyki maile chcesz odszukać. Możesz dodać więcej niż 1 tag.

Trackowanie otagowanych maili i sposób na zmniejszenie zapytań od klientów

Jeśli będziesz już tagować maile, warto skorzystać w Sugesterze z raportu tagów do postów, z którego dowiesz się z jakimi tematami klienci odzywali się najczęściej w ostatnim miesiącu, półroczu, roku. Wystarczy wybrać interesujący Cię zakres. System wyświetli wyniki w postaci diagramu kołowego. Dzięki temu szybko sprawdzisz, że np aż 30% wiadomości dotyczyło problemów z logowaniem, 15% to zmiana hasła itd.

Co możesz z tą wiedzą zrobić? Stworzyć kilka postów do bazy wiedzy, w których krok po kroku opiszesz problematyczne kwestie lub stworzysz kategorie “Najczęściej zadawane pytania" i tam będziesz opisywać najpopularniejsze zagadnienia.

Zobacz też: Firmowa baza wiedzy - konieczność czy zbędny szczegół?

Z czasem nauczysz klientów szukać informacji samodzielnie, co przełoży się na zmniejszenie liczby maili z tymi samymi pytaniami. Taki krótki wpis to też usprawnienie pracy dla działu obsługi. Zamiast pisać mail od podstaw mogą przekleić treść z posta w bazie wiedzy, lub - i ten wariant bardziej polecamy (by uczyć klientów samodzielnego wyszukiwania informacji - wkleić link do konkretnego artykułu.

Warto co jakiś czas zaglądać do raportu tagów i reagować na tematy, które procentowo przeważają nad innymi. 

Tagowanie maili to prosty do wdrożenia i szybki sposób na optymalizację pracy działu obsługi i usprawnienie komunikacji z klientem.

Jeśli potrzebujesz więcej informacji na temat tagów, polecamy Ci nasz artykuł z bazy wiedzy Tagi i ich zastosowanie w zbieraniu danych.